工作管理:如何讓自己輕鬆工作?(圖)
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聽很多人說工作總是充滿壓力,要面對癲癲地的上司,到處射波的同事,還有不靈光的下屬。但我一直追求輕鬆工作,不要OT,但又能交出滿意的成績。吸引力法則告訴我們,我們想獲得的東西,總是會得到的。所以大家如果覺得工作很辛苦的話,你工作上獲得都會是辛苦。輕鬆工作這個目標,是聰明絕頂的人才懂得為自己去追求的,相信聰明絕頂的你也不會反對。
坊間有很多關於時間管理、財務管理、情緒管理之類的書本或者文章,但專門談「工作管理」的,似乎就不多見了。或許有人會認為時間管理本身,就包括了管理自己的工作,我卻認為兩者應該分開處理。
以時間管理的概念來說,是按照工作的性質和重要程度,來分配時間去工作(即以時間為核心去安排工作);但以工作管理的角度來看,就是思考某件或某些工作,如何安排時間去做(即以工作為核心去安排時間)。
很多時候我們會發現,不少工作是分階段進行的,根本不可能在某一個時間段就可以將工作完成。例如有些工作是需要等候別人回覆的話,我會盡早通知對方,在等候對方回覆的時候,正好可以做其它工作。就像餐廳準備早市的時候,廚房第一時間做的一定是煲水、將食物解凍等,因為煲水等工作是需要時間,否則拖到最後才做,可能客人到來,卻連熱水都端不出來。
創造屬於自己的工作工具
當我們常常思考如何去做工作的時候,就會開始懂得利用和創造屬於自己的工具。例如以outlook 2010為例,我留意到周圍的同事,都很少利用outlook的「行事歷」及「工作表」功能,還在採用草紙式記事法來工作。用草紙記事是古代人的方法,列一張工作清單出來,那就不怕做漏事了。但有一個極大的問題,就是難以對清單上的某件工作,作出詳細描述和跟進。在outlook可以將某件工件,設定鬧鐘來提醒自己,又可以寫下工作目前的進度,處理過後但尚未完成的話,可以隨時拉動它,拉它到明天、本週或任何時間才再次處理。
每天收拾、創造自己的工作環境
再以我看見的同事為例,他們的座位都放滿一堆又一堆未處理的文件和參考數據。我在旁看見壓力都非常大,覺得香港人果然非常忙碌。望見我自己座位乾淨整齊,我常常會懷疑自己,是不是我的工作量太少呢?其實我是每天都最少會花5分鐘去收拾自己的座位,通常是放工前的時間。只要是跟我目前工作無關的文件,它們一定不會出現在我的座位上。
之前我坐的位置是公司的死角,上司基本上在房間都看不到我。後來由於一些原因,同事座位要重新安排,沒人願意坐正對上司的座位,我這個新丁就被老鬼們屈機了。他們都覺得那個位置會時常被上司看到,是充滿壓力的位置。反而我覺得坐在上司的前面完全沒問題,不但可以完全杜絕我工作上得過且過的心態,而且我行事光明磊落,根本不會畏懼任何人。記得當時我被屈機安排坐在那座位時,老鬼們說怕我介意,上司說怕什麼(但眼神沒望我),我適時笑容滿面說了一句:「對呀,正好可以跟上司不時深情對望下。」結果全場都笑了。
好,雖然上一段都在吹水,跟主題無關,但正好點出我的工作心態。行事光明磊落這一點我想多作補充,這並非指我不會偷懶,我都試過被上司捉到我釣魚(瞌睡)、Whatsapp,但被捉的時候我根本怕都沒怕過,做得出就敢於承認。當然我當時的情況很複雜,光明磊落的心態也有太多應用上的技巧,難以一一表述,就不詳談了。
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