在日常生活中，我們都在不知不覺地「逆算」著。（圖片來源：Adobe Stock）
文／小堀純子
「逆算」，這個詞彙聽起來很難嗎？不，其實在日常生活中，你應該不知不覺地也在「逆算」。
如果去公司和學校的時間都是固定的，你出門就必須趕上那個時間，沒錯吧？準備時要花費的時間不勝枚舉：吃早餐需要時間；做便當需要更多時間......。
當你從出門的時間往回「逆算」，就已經決定好了自己需要幾點鐘起床。為了不要睡過頭，也有不少人會設定鬧鐘。
工作時，逆算也是必要的
要「逆算」的，不只是時間而已。讓我們試著想像「下午三點要在客戶公司進行商談」的情況。
首先，你要進行時間的「逆算」，讓自己能夠趕上約定的時間。
假設要在約定時間的十分鐘前，下午兩點五十分抵達客戶公司，要先確認好距離最近的車站往返時間。如果是十分鐘的話，就必須要在下午兩點四十分抵達車站。你也要先查好該公司離車站的幾號出口最近。
接著是決定路線。確認前往的最短路線後，你決定要搭上下午兩點零七分的電車。確認要搭乘哪一節車廂，才是離出口最近的；如果途中需要轉乘，就要先查好轉乘時最方便的車廂是哪一節。
因為是工作商談，所以不能空手而去。你要「逆算」切合商談項目的所需的攜帶物品，列成清單：商品型錄、樣品、提案書、估價單。為了以防萬一，也要確認名片數量是否足夠。還有查詢天氣預報、確認好是否需要帶傘，也會讓你很放心。
做為事前準備應該進行的工作，也要加以「逆算」。
首先，你必須收齊列在清單上的攜帶物品。倘若需要提案書之類的文件，就要估算什麼時候要製作那份文件，以及製作那份文件需要多少時間。如果需要主管的同意簽核，不僅需要委託主管確認文件，為了保險起見，也最好連修改文件的時間都要考慮進去。
要是需要從其他部門取得商品樣本等物品，你就必須聯絡負責人員，並且事先「逆算」物品到達手上所需的天數。
如果這是第一次前往拜訪，或許你還需要做好查詢該公司的網站，或是確認董事長部落格之類的調查工作。如果是第二次商談，那你就要先瀏覽上一次的商談會議紀錄，確認事前準備是否有所遺漏。或許還可以在當天早上事先寫封提醒信件給負責人員，順便跟對方打個招呼。
最後，你要進行時程調度。如果你能「逆算」出時間、該做的事和所需物品，就能往下決定出詳細的時程。包含何時要做什麼？何時要請誰做什麼？將這些細節寫進時程表當中，就能夠做出最低限度的「逆算」。
假設這個商談先前的磋商過程很困難，為了提升成功機率，你也要「逆算」應該先做好怎樣的事前準備。如果你安排事前規畫的能力尚可，商談後的所需事宜（會議紀錄、估價單的製作之類）也應該都已經排進了預定事項裡。在你的腦中，也應該正在執行接近這個工作的事了。
（圖片來源：采實文化提供）
本文整理、節錄自小堀純子《從未來寫回來的逆算手帳》一書。由采實文化授權轉載，欲閱讀完整作品，歡迎參考原書。
