做好“会议记录” 职场新人成长快(图)

作者：黄佩婷发表：2018-12-01 07:00

“会议记录”让资深总监黄佩婷在菜鸟时期获益良多。（图片来源：下个十年，你在哪？／时报出版）

刚开始做行销的时候，不论大小会议，我总是最菜的那个人，想都不用想，肯定是我要写会议记录。一开始，被指派写会议记录让我觉得好倒楣，上台的人大家看得到，得到满满的掌声，根本不会有人去注意到是谁记录的。记录的人不但要准时，更要精确地把会议过程如实写下来，还要把结论总结好。我常常辛苦的写完寄出去后，无人赞许不说，有时甚至得面对被挑剔没写好、没写完整。

一开始，我因为对公司不熟，连要寄给哪些相关人士都不知道，对公司内部的用词遣字也不了解，加上公司的节奏非常快，业务大哥常常念我说：“Betty Huang，你是在孵蛋吗？写个会议记录要搞多久啦！”常常工作进度已经到下个阶段了，我的会议记录却还在磨蹭着，无法立即和大家分享。

后来，我发现就算我知道该寄给哪些人？要用哪些词语？我也会因为担心又被念不够及时，而抢着发出。但常常寄出后大家好像失忆一样，又重新在争执点上讨论，这时记录反而像挑起了战争，让大家鬼打墙似的你来我往写信争论。

这时，业务大哥又说话了：“Betty Huang，你记录个屁呀，开会和没开一样，不要浪费大家时间啦！” 这是因为记录写的逻辑不清楚，没有把大家当时合议的结论记录完全，反而更容易引起争论。

之后，我学会要一面开会一面把主要的协议先记在记录中，并且在会议上和大家确认，如果有异议可以立刻反应和协调。这样开完会，记录已经完成了一半以上。最重要的是，大家已经同意的结论被完整地记录下来，也是与会人士当场同意的。开完会后，再把已经写下的分段，按照专案需求依时间或重要性等框架排序，把结论清楚强调、下一步标明，会议结束当天就能及时顺利寄出。

这下子，业务大哥这样说了：“Betty Huang呢？等她来再开会啦，不然等一下我们先讨论的也是白讨论呀！” 就这样，我从讨厌写会议记录，到享受因为这件事而主导会议的乐趣。

其实，会议记录就是策略性思考的基本工，一个会议往往一开就是一到两个小时，有时候大老板来视察时，即使一整天都被关在会议室里，总结的时间不会超过十分钟。做记录的人，不但整场会议要能贯通理解内容，听得懂与会人士的讨论，更要冰雪聪明了解老板们的意见，最后提纲挈领地还原讨论的精髓，并且重点总结下一步该怎么做。

策略性思维不就是这样吗？化繁为简，从一堆讨论中抓重点，在众多的可能性中做出选择，进而推演出下一步，在有限资源、资讯和时间中，做系统性的整理和总结。从聆听、了解、内化到写下记录，甚至让没参与会议的人能身历其境，进而跟进。

你必须对生意有基本了解、对数字有基础概念、对与会人士熟稔、对总结后的结论知所轻重，这可是要打通任督二脉才可能做好的工作。

在重要会议上，老板绝对会找一个靠谱的人来做记录，不然就算期间讨论得精采万分，一旦没抓到精髓的记录寄出去后，换来的可能是一顿骂或是过目即忘，不就浪费了大家的时间和热情参与了。有这样的了解与认知，相信任何人担任会议记录时都能更坦然些。台上的人练剑耍刀，台下的人默默练内功！

本文节录：【下个十年，你在哪？】一书

责任编辑:新鲜人

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