關鍵場合,別說蠢話!

2007-11-29 12:30 作者: 黃採薇

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走進電梯,赫然發現老闆在內,該找什麼話題跟他聊天呢?我們都會說話,但也常常在重要時刻"說蠢話"!事後捶胸頓足已經於事無補,3個關鍵場景告訴你如何應對。


說錯一句話,殺傷力有多大?

東吳大學政治系教授劉必榮有天接到一通陌生人的來電:"劉先生,‘聽說'您對國際事務‘略有研究',能否請您幫個忙......"原來,是他校一位學生要寫作業,打探到他這位國內談判學及國際關係研究專家。

"他犯了幾個錯誤,"劉必榮笑著說,第1,如果是學生對老師,稱呼"教授",會比先生、小姐來得妥切;其次,明明有求於人,卻用"聽說",代表對他的研究根本不熟;最後,講到別人的專長,用"略有研究",更是不尊重。

"不好意思,我沒什麼研究耶!"劉必榮決定要給這位不做功課的學生一記軟釘子吃,當場詼諧地幽了對方一默。

現在知道說話藝術的微妙了吧!

常常在關鍵時刻,我們因為不熟悉、太緊張或準備不足,說了不合時宜的話,小則失態,鬧大的話,還可能丟掉即將成交的大案子,事後罵自己100次笨蛋,也於事無補。

說話之前,站在對方位置想

說話的學問很多,但通則就是,尊重對方,適時站在對方立場看事情,包括稱謂上的尊重,和把發問的目的講清楚,可以省去不必要的麻煩。

劉必榮舉例,在口語中,某些職等可以自動向上升一級,遇到"副教授",口頭上直接稱"教授"就好,不必太拘泥;但如果是書信往來,對方的頭銜就一字錯不得。

發問時就把目的說清楚,也可省去愣頭愣腦的對話。看到同事身上衣服漂亮,若貿然問:"哇∼你這新衣服哪兒買的?"不熟的人可能會莫名其妙,不如把目的先講清楚:"你這新衣服好漂亮喔,在哪買的?我也想去逛逛!"對方馬上就明白你說話的目的。

其實,不同場合的說話技巧,還不勝枚舉:

關鍵場合1:在電梯、計程車和大老闆相遇

處在這種密閉的空間,尷尬的氣氛下,彷彿流動的空氣都要肅然起敬。

但是,國泰人壽公關室主任廖昶超就很懂得找話題。

"同辦公室,光電腦桌面就可看出端倪,"他分析,多數人桌面背景不外乎兩個:孩子照片和風景照。以小孩照片當桌面的主管最愛心肝寳貝,碰到他就多聊聊育兒經或教改的看法,對方也會興致大發,不說上10分鐘不會住口。

至於以風景照片為桌面的人,不是熱愛旅行就是喜歡攝影,從這兩方面切入,就天南地北聊不完了。

除此之外,留意辦公室的擺設,這個人個性是有條不紊,還是隨性一派,大概可以摸個7、8成。真的有欠觀察,"聊時事"還是可以成為開場萬用的法寳。

面對不熟的人,可以先談談自己,不要不停地以封閉式問句"你家住哪?怎麼回家?"像審問犯人一樣,讓對方有太大心理壓力。

關鍵場合2:公開場合,不問私事!

在人多的社交場合,例如吃飯、跟客戶簡報前的寒暄,對害怕臨場說蠢話的人來說,也是一大考驗。

例如有時在餐桌上談政治,是票房毒藥,但換了一批人,政治卻成為搏感情、套交情,打開話匣子的好物。

但有個原則是共通的:公開場合別問私人問題,尤其是不熟的人。

寳僑家品客戶業務發展部區域經理林厚志就曾遇見這種尷尬經驗。有次在某個飯局裡,一位同事問主管:"最近孩子怎麼樣?"氣氛頓時降到冰點,因為這位女性主管不僅沒有小孩,連婚都還沒結。

貿然開口,容易踩到地雷,林厚志認為,在這種半生不熟的公開場合,"還是聊business最好!"不僅避免觸犯禁忌,還能從同行pm中學到更多,視野和見識就要靠這樣一點一滴累積起來。

但若真的不慎說錯話,馬上誠實道歉往往能得到諒解。一對一的溝通,有任何不瞭解,也要隨時反應,普遍來說,主管對犯錯的年輕人會多點包容,比起不懂卻硬要裝懂,更討人喜歡。

關鍵場合3:主持大型活動先搞清楚,這是誰的場子

不少上班族都有被拱上臺,充任大型活動主持人的經驗,不管是尾牙或是k歌大賽,聽起來都不是什麼好差事,對於天生木訥口拙的人,更是苦不堪言。但事實上,這些表現機會可遇不可求,可讓你練習快速掌握大場面,和拿捏公眾面前說話的分寸。

如果問廣播人呂如中,是個"會說話"的人嗎?他會害羞地跟你搖搖頭。但事實上,他不僅把節目經營得有聲有色,還常常擔任各大企業記者會主持人。

"他很用功,很會看場合說話,"萬事達卡資深總監楊雅婷對這位長期合作夥伴,讚譽有加。

和呂如中有合作經驗的公關公司都知道,他不只活動從不遲到,還會提早半個小時、甚至1個小時來到會場,一定在事前詳讀合作對象資料,連暖場功夫,都做得徹底。

這些小地方,就是他能夠在每場大型活動完美演出的關鍵,呂如中說,一個好的主持人該隨時將"今天是誰的場子?"這個問題放在心上,適時發話,但絕不喧賓奪主。

認清主持人的"陪襯"角色,包括說話不要過於冗長(觀眾是為了活動而來,不是為了看你的個人秀),雙人搭檔主持,最好協調出一個人負責帶話、另一個配合演出,避免雙方互搶風頭。

台上自然最好,保持自我風格

主持人應該詳盡記住每段流程,但不要硬背稿,或是為了消弭緊張,把底下的人都當成石頭、西瓜,面部表情僵硬,不會有好表現。

"最重要的是,做你自己,"呂如中不因為人在主持台上,就改變說話方式,他也從來不在口袋裡準備笑話用來充場面,"那不適合我,"他的特色是條理分明、反應快,而不是3句話就有1個笑點。同樣,在台上的你,也該保有平日氣質,端莊穩重或是幽默逗趣都是個人風範,不須勉強搞笑或裝成熟。

3個tips,表達功力大增(劉必榮口述)

1.避免虛字:幾個同事朋友一組,互相觀察對方說話的樣子,包括手勢、表情,並抓出對方說話中的虛詞,我們常無所覺地在談話中插入"然後"、"這樣子"、"就是說"等不必要的字句,都會影響專業表現。

2.練習說重點:看一篇新聞報導,然後花3分鐘時間把重點轉述給對方。看似簡單,但沒有受過訓練的人多半會說得七零八落,這個練習能幫助你快速吸收資訊,提綱挈領且明晰地表達出來。

3.用雙語口述:同樣方式,改成看英文報紙,分別用中文和英文口述,久了之後,不只閱讀速度變快,英文也溜得不得了,更重要的是,你已經建立起一套整理資訊、表達資訊的方法。

劉必榮推薦延伸閱讀:《贏在說服力》(the 5 paths to persuasion)
作者:robert miller、gary williams,譯者:莊安祺,時報文化出版

根據新的商業研究顯示,要讓重要決策人士同意你的建議,關鍵在於當時報告的方式,而非報告的內容。本書就是依據1,700位重要商業主管做出的研究。作者總結,每個決策者都可歸類為5種類型:魅力型、思想家型、懷疑論者型、追隨者型,或控制者型。只要抓到對方的類型,掌握決策者的喜好,採取對應的說服方式,就能讓對方欣然同意。



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