一直在「逆算」的人生(組圖)

2019-09-10 16:10 作者: 小堀純子

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在日常生活中,我們都在不知不覺地「逆算」著。
在日常生活中,我們都在不知不覺地「逆算」著。(圖片來源:Adobe Stock)

文/小堀純子

逆算」,這個詞彙聽起來很難嗎?不,其實在日常生活中,你應該不知不覺地也在「逆算」。

如果去公司和學校的時間都是固定的,你出門就必須趕上那個時間,沒錯吧?準備時要花費的時間不勝枚舉:吃早餐需要時間;做便當需要更多時間......。

當你從出門的時間往回「逆算」,就已經決定好了自己需要幾點鐘起床。為了不要睡過頭,也有不少人會設定鬧鐘

工作時,逆算也是必要的

要「逆算」的,不只是時間而已。讓我們試著想像「下午三點要在客戶公司進行商談」的情況。

首先,你要進行時間的「逆算」,讓自己能夠趕上約定的時間。

假設要在約定時間的十分鐘前,下午兩點五十分抵達客戶公司,要先確認好距離最近的車站往返時間。如果是十分鐘的話,就必須要在下午兩點四十分抵達車站。你也要先查好該公司離車站的幾號出口最近。

接著是決定路線。確認前往的最短路線後,你決定要搭上下午兩點零七分的電車。確認要搭乘哪一節車廂,才是離出口最近的;如果途中需要轉乘,就要先查好轉乘時最方便的車廂是哪一節。

因為是工作商談,所以不能空手而去。你要「逆算」切合商談項目的所需的攜帶物品,列成清單:商品型錄、樣品、提案書、估價單。為了以防萬一,也要確認名片數量是否足夠。還有查詢天氣預報、確認好是否需要帶傘,也會讓你很放心。

做為事前準備應該進行的工作,也要加以「逆算」。

首先,你必須收齊列在清單上的攜帶物品。倘若需要提案書之類的文件,就要估算什麼時候要製作那份文件,以及製作那份文件需要多少時間。如果需要主管的同意簽核,不僅需要委託主管確認文件,為了保險起見,也最好連修改文件的時間都要考慮進去。

要是需要從其他部門取得商品樣本等物品,你就必須聯絡負責人員,並且事先「逆算」物品到達手上所需的天數。

如果這是第一次前往拜訪,或許你還需要做好查詢該公司的網站,或是確認董事長部落格之類的調查工作。如果是第二次商談,那你就要先瀏覽上一次的商談會議紀錄,確認事前準備是否有所遺漏。或許還可以在當天早上事先寫封提醒信件給負責人員,順便跟對方打個招呼。

最後,你要進行時程調度。如果你能「逆算」出時間、該做的事和所需物品,就能往下決定出詳細的時程。包含何時要做什麼?何時要請誰做什麼?將這些細節寫進時程表當中,就能夠做出最低限度的「逆算」。

假設這個商談先前的磋商過程很困難,為了提升成功機率,你也要「逆算」應該先做好怎樣的事前準備。如果你安排事前規畫的能力尚可,商談後的所需事宜(會議紀錄、估價單的製作之類)也應該都已經排進了預定事項裡。在你的腦中,也應該正在執行接近這個工作的事了。


(圖片來源:采實文化提供)

本文整理、節錄自小堀純子《從未來寫回來的逆算手帳》一書。由采實文化授權轉載,欲閱讀完整作品,歡迎參考原書。


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