想提高工作效率 这一点是关键(组图)

2019-02-14 10:25 作者: 游舒帆

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想提高工作效率,这一点是关键。
想提高工作效率,这一点是关键。(图片来源:Adobe stock)

读懂商业,你会更清楚企业运作的原理,也会更加了解主管、老板在想些什么,同时也会提升换位思考能力,强化你与横向部门间的沟通,用更积极、正确的方式来做事,不要只懂得接受指令做事,而是要去了解工作背后的“为什么”,知道为何而战,与他人的目标才会一致,而做起事来,内心也会更加笃定,为公司内炙手可热的人才。

商业思维教练游舒帆Gipi在其新书《商业思维 BUSINESS THINKING 职涯跃进的唯一解!一次搞懂企业如何高效运转!》就提到,这些年来,我与各种不同领域、位阶、背景、行业的人频繁沟通,也参与过上千个专案,我体认到一件事情能否高效完成,仰赖的就是沟通,尤其是跨部门、跨专业背景、跨公司、跨国的专案,沟通的重要性更是不言而喻。

沟通,占据了工作中大半时间,大家都理解沟通的重要性,如果能提升沟通效率,企业的生产力一定会大幅提升,尤其在现在这个多变的商业环境内,组织沟通与应变的效率已经成了生存关键。然而这么多年来,大型组织始终存在大量的沟通问题,而我们上了那么多提升沟通技巧的课程,问题却始终存在。我开始反思,会不会我们都想错了?在商业场合沟通,除了沟通技巧外,是否还有其他关键因素影响着我们?近几年的工作中,我试图去找寻商业沟通的根本问题,最后我发现核心问题是:多数人缺乏与不同工作背景之人的沟通能力。

做业务的,不会理解研发,做研发的,也不会理解业务,彼此之间总有许多误解与纠葛;基层员工不理解主管,主管不理解老板,老板更不明白为何员工总是与他对立,彼此间的壁垒愈来愈大,在解决问题与确认需求时,往往需要经过多次修改、讨价还价,才能产生一个双方可接受的版本,最后心不甘情不愿地妥协。

其实双方的角度(老板vs. 员工、业务vs. 研发)、知识领域(销售、技术)、承受的压力(业绩、专案)本来就不同,考量点本来就很难完全一致。我原先认为这是一种很自然的现象,然而近几年商业环境演变太快,以年或季为单位的计划已经难以因应变化,为了让决策更高效、降低专案做错重来的机率,也为了让公司整体的业绩能一路倍增,我兴起了念头,想从根本来解决沟通问题。

我反思,在沟通时,我们都清楚倾听、同理心与换位思考的重要性,但真正做好这几件事的人却少之又少。归根究柢,我认为要具备同理心与换位思考能力的前提是“我能感受对方的处境”。除了明白他所面对的状况外,更需要了解他在意些什么、困扰些什么、希望获得什么、想要逃避什么等,如此我才能真正感受与同理对方当下的所思所想。因此,我先把公司内人与人沟通中出现落差的常见原因,初步分成于两个层面(见下图)。一个是组织位阶的差异。愈高层的老板,思维通常愈偏向策略与经营导向,而愈基层的员工,思维通常愈偏向执行与作业。

一个则是专业领域的差异,像是业务部、行销部、客服部等功能部门,通常着眼于解决达成业绩、面对客户时所遭遇的问题,并依此提出他们的需求,而这些需求多半是单一功能;但是接收需求的研发部门,则会希望找到问题的共通点,并系统化、根本性地解决问题,往往与功能部门注重的面向,形成一种极端。

举一个实际案例来说,如下图,如果工程师John跟业务经理May 在沟通一个需求,两人之间在组织位阶与工作职能上,就有明显的差距,遭遇销售问题时,业务经理考量的是如何改进业务管理制度,而工程师思考的则是在技术上如何排除这个问题,并避免再次发生。两者的角度都没有错,但思路不同,解法不同,所需的时间不同,结果也因此不同,彼此的沟通缺乏效率。

即便是隶属同一研发部门的工程师与高阶主管间,一样存在组织位阶差距,以及相对较小的工作职能差距,请参阅下图。毕竟高阶主管偏管理,也不是太熟悉目前的技术,彼此间仍存在一定的专业领域差距。

组织位阶与专业领域的差距,导致双方无法在相同的立足点上思考,换位思考的重要性大家都了解,但要真正做到换位思考到底有哪些关键呢?

第一,软技能,例如倾听、提问、感受、不批评等,这些也是过去我们在学习同理心与换位思考时一定会提及的,软技能在多数时候都很重要。

第二,经验,当你具有跟对方相同的经验时,你会更容易理解对方的处境,通常也会更具有同理心,所以相同部门的人比较不吵架,相同职能的人也比较少针锋相对,这是因为彼此的经验雷同,较能互相包容。

商业思维的基本概念,是要让员工更熟悉公司运作、企业经营的本质,以及公司策略,借此弭平基层与经营层之间因为组织位阶造成的差距;同时也让同仁跨越部门的边界,更深入接触其他部门,包含流程、制度、日常工作,甚至开始要求他们学习企业经营所需的业务、行销与服务相关的知识,借此缩短彼此的专业领域差距。专家式通才,意味著有一门非常专精的技能,同时也广泛涉猎其他领域。

我认为未来所有的职场工作者都应该这么定位自己,如果你只懂一项专业,对其他领域一窍不通,你思考的角度会被限缩,也会降低你与他人沟通的效率,而“商业思维”便是在商业场合中最关键的通用性知识。

本文节录时报文化:《商业思维》一书


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